Prérequis :
Pour créer et enregister un document il vous faut suivre la Présentation de l’Interface Utilisateur Word.
Objectifs :
- Créer un nouveau document
- Enregistrer pour une première fois puis régulièrement selon le type approprié ou choisie
- Ouvrir un document existant
Dans cette partie du cours nous serons amenés à répondre aux questions suivantes :
- Qu’est-ce qu’un modèle Word ?
- Comment créer un document Word ?
- Comment enregistrer un document pour une première fois puis régulièrement ?
Qu’est-ce qu’un modèle Word ?
Un modèle désigne la structure de base d’un document et contient les paramètres fixes à ce dernier tels que les polices, les mises en forme, la mise en page, le logo, les insertions automatiques, des styles, des thèmes, les retraits et emplacement.
Retenons que chaque document de Microsoft Office Word est basé sur un modèle : un modèle à paramètre très limités appelé Page vierge et des modèle Word appelés modèles prédéfinis.
Comment créer un document word?
Avant de répondre à cette question, rappelez-vous lors de la précédente leçon portant sur la Présentation de l’Interface Utilisateur Word, nous sommes d’abord passés à cette fenêtre avant de chuter sur l’environnement bureautique de Word. C’est au niveau de cette fenêtre que nous avons deux possibilités de créer un document.
R1 : Création d’un document à partir d’une page vierge
Partant du fait où votre logiciel Word est déjà ouvert, sélectionnez le premier document appelé « document vierge (ou Blank document) » se trouvant dans le menu de la fenêtre appelé « Good Morning », vous pouvez remplir ce dernier selon votre bon vouloir.
Autrement si vous vous trouvez déjà sur l’interface utilisateur Word, veillez faire un clic sur l’onglet Fichier > Nouveau > Document vierge.
Contrairement à ces deux moyens de création d’un document vierge, vous pouvez aussi le créer à partir d’un raccourci clavier : CTRL + N, cela va automatiquement lancer la création d’un document à partir d’une page vierge. Retenez que ce raccourci clavier n’est que possible lorsque vous vous trouvez à l’intérieur du logiciel Word.
R2 : Création d’un document à partir d’un modèle existant
Word propose une liste de modèles prédéfinis pour de nombreux types de documents que vous pourrez réutiliser quand bon vous semble, et modifier à loisir sans que le fichier original ne soit changé. Le gain de temps pour la rédaction de vos futurs documents est le principal intérêt de leur utilisation.
Pour ce faire, sous la fenêtre « Good morning », cliquez sur l’icône de la commande « New » se trouvant en dessous de la commande de l’icône « Home ». En dessous de la zone se trouvant le « Document vierge ou Blank document », une liste de de de modèles prédéfinis s’offre à vous.
A cela, il faut donc prendre le temps de parcourir ces modèles prédéfinis et classés par catégories : Office ou Personal. Faîtes un clic sur le modèle de votre choix ou celui qui s’adapte le plus à votre besoin : édition d’une lettre de motivation, cv, rapport. Vous pouvez maintenant remplacer les textes se trouvant sur le modèle choisi par vos propres informations.
Autrement, depuis la fenêtre Good morning, cliquez sur « Plus de modèles » ou « More templates », cela entrainera automatiquement l’ouverture de la fenêtre « New », ensuite appliquez les mêmes instructions citées ci-dessus.
Conseil : C’est possible d’épingler les modèles que vous aimez afin de toujours les voir apparaître lorsque vous lancer Word. Sélectionnez le modèle > clic droit > sélectionnez l’icône d’épingle qui s’affiche à côté du nom de modèle.
Recherche un modèle
Si aucun modèle se trouvant sur la liste des modèles prédéfinis ne convient à votre besoin, utilisez la solution de Recherche de modèles en ligne.
Une barre de recherche dédiée se trouve sur la fenêtre de la commande « New ». Dans la zone Recherche de modèles en ligne, entrez en fonction de votre besoin les mots clés qui décrivent ce que vous recherchez : CV, lettre, bulletin. Lorsque vous choisissez votre modèle, cliquez là-dessus. Il sera téléchargé automatiquement sur votre page, ce modèle sera enregistré sur la liste des modèles Office. Remplacez ensuite les textes du modèle Word téléchargé par vos propres informations.
Pour afficher l’aperçu d’un modèle sur votre environnement de travail, il suffit de cliquer sur ce dernier.
En définitive, à défaut de la solution de Recherche de modèles en ligne vous pouvez également sélectionner une catégorie située sous la zone des modèles prédéfinis dans Office, Personnel. Vous revoilà au cœur de votre éditeur de texte.
Comment enregistrer un document pour une première fois puis régulièrement ?
Sachez qu’après création de votre document, ce dernier n’a pas d’existence propre tant que vous ne l’avez pas enregistré au moins une fois. Lorsque vous créez un document sur Microsoft Word, il sera enregistré sous la forme d’un fichier stocké par défaut dans votre dossier Documents. Le fichier possèdera l’extension .docx. Ce fichier portera par défaut le nom « Document1 » jusqu’à ce que vous allez l’attribuer un nom.
R1 : Enregistrer un document pour la première fois depuis votre logiciel
Lorsque vous commencer à travailler sur votre environnement de travail, le premier réflexe à adopter est celui d’enregistrer votre travail. Pourquoi ? Parce que ce serait vraiment dommage de perdre votre travail en cas de plantage ou coupure d’électricité.
Depuis l’interface utilisateur Word, deux possibilités d’enregistrement sont à votre guise :
Cliquez sur l’onglet « Fichier » du ruban Word > cliquez sur « Enregistrer sous » ou simplement sur les touches de votre clavier « Ctrl + S »
Lors de la première phase d’enregistrement, il vous sera toujours demandé de choisir l’emplacement de votre travail puis le nommer. Depuis l’explorateur de fichier vous pouvez et devriez voir l’icône représentant votre fichier, là où vous l’avez enregistré.
Attention : Si vous fermez votre document ou votre logiciel avant d’avoir enregistré votre travail, vous risquez de perdre vos données. Par sécurité le logiciel vous demande toujours si vous voulez quitter sans enregistrer.
R2 : Enregistrer un document pour la première fois en étant hors de votre logiciel
Pour ce faire, veillez premièrement choisir un emplacement de votre choix > positionner le curseur sur espace vide dans l’emplacement choisie > Clic-droit > Cliquez sur Nouveau > Cliquez sur Document Microsoft Word > Renommez le. Votre document étant maintenant créer > Cliquez sur son icône afin d’entamer l’ouverture de votre logiciel et de chuter directement sur votre interface de travail.
R3 : Enregistrer un document régulièrement
Il est primordial de prendre l’habitude d’enregistrer régulièrement votre travail, afin de ne pas le perdre ou perde la mise à jour d’informations saisie en cas de plantage de votre ordinateur, d’erreur de votre part ou tout autre événement propre à effacer votre travail ou encore d’arrêt imprévu de votre ordinateur.
Conseil : Nous vous conseillons d’enregistrer votre travail toutes les 3 à 10 minutes et surtout après application de modifications très importantes sur votre document.
Comment enregistrer un document Word en modèle Word ?
Si vous réécrivez souvent les mêmes informations ou si vous avez une même mise en forme sur un document, l’utilisation d’un modèle choisie vous épargne d’une saisie répétitive. C’est à cela que cette option est très utile en bureautique.
Pour ce faire, si vous avez un document ouvert, prenez soin de mettre en place quelques zones facilement modifiables. L’emploi des majuscules est plus pertinent pour rapidement identifier ces zones. Une recherche à l’aide du moteur Word sera également facilitée pour toutes les zones à modifier. Choisissez l’une de deux premières réponses ou méthodes portant sur l’enregistrement d’un document :
>Cliquez sur la barre intitulé « Type de sauvegarde » se trouvant en dessous de la zone « Nom du fichier», cela entrainera l’affichage d’une liste déroulante
> Cliquez sur « Modèle Word », ensuite sur « Enregistrer».
Votre modèle se placera directement sur la liste des modèles de catégorie « Personal » et stocker dans le sous dossier Modèles Office Personnalisés du dossier Documents.
Attention : Les zones enregistrées dans un modèle concerne :
- le corps central du bloc
- les en-têtes/pieds de page
- les polices, les styles
- Les autres paramètres de mise en forme seront toujours conservés.
La Date est l’élément qui peut changer automatiquement sur vos modèles. Pour cela, allez sous l’onglet « Insertion » de votre ruban, groupe de fonction Texte
> Cliquez sur « Date et heure », choisissez le format approprié pour vous ou votre page
> Cochez sur la case « Mettre à jour automatiquement » puis cliquez sur Ok.
Ainsi, n’utilisez pas de la couleur pour mettre en avant vos zones modifiables. Choisissez à nouveau la bonne couleur pour chaque champ. Ce qui serait une perte de temps plus qu’évidente.
Comment ouvrir un document existant
M1 : Ouvrir un document existant depuis le logiciel Microsoft office Word
L’ouverture de votre document existant dépend de l’emplacement où l’on se trouve sur le logiciel.
Si vous êtes sur la première fenêtre ou premier écran après démarrage de votre logiciel, cliquez sur la commande « Ouvrir ». Si votre document ne se trouve pas sur la liste des documents « Récent », cliquer sur « Dossiers ». Ensuite le localiser dans l’emplacement enregistré dernièrement.
Si vous êtes sur l’environnement de travail, faîtes un clic sur l’onglet « Fichier », cliquez sur « Ouvrir », refaire la même procédure de localisation de son document.
M2 : Ouvrir un document existant hors du logiciel Microsoft office Word
Si celui-ci était dernièrement enregistré sur votre Bureau Windows, localisez le puis faîtes un clic sur son logo. Sinon, ouvrir l’explorateur de Fichiers, soit lancer la recherche en insérant les mots clés ou son nom sur la barre de champ, une fois localisé > cliquez sur son logo pour l’ouvrir.
Retrouvez la vidéo de formation sur Créer et enregister un document