Saisir, naviguer et formater un texte

• Formation sur Microsoft Office Word
• Saisir, naviguer et formater un texte

Prérequis : Pour saisir, naviguer et formater un texte sur Microsoft Office Word 2021 il faut avoir fait au préalable les leçon sur :

• La Présentation de l’Interface Utilisateur Word
• La rédation et l’enregistrement d’un document Word étape par étape

Objectifs :

• Être capable de mieux saisir
• Être capable de naviguer sur son document
• Être capable de formater rapidement son texte

Saisir rapidement le texte dans un document sur Word

L’une des utilisations les plus pratiquent de Microsoft Office Word c’est la saisie de texte, ce qui fait que la saisie de texte est l’exercice le plus important sur Word.

L’élément indicateur de l’endroit où est écrit le texte que nous saisissons est appelé le curseur de saisie. Ce dernier est une barre verticale clignotante qui indique que vous allez pouvoir saisir du texte à l’endroit où le curseur clignote.

Sur un document vide, le curseur se trouve au début de votre page. Lorsque vous cliquez à un endroit, le curseur clignotant vient se positionner là où vous avez cliqué dans le texte, et votre saisie se poursuivra à cet endroit. Attention ne pas confondre Pointeur et Curseur :

• Le pointeur de la souris se déplace sur l’écran quand on bouge la souris,
• Le curseur clignote et indique l’endroit où sera inséré le prochain caractère. On le nomme également « point d’insertion ».

Consignes d’une saisie :

• Lors de votre traitement de texte, il est préférable de d’abord saisir son texte dans son document sans se soucier de la mise en forme ;
• Saisissez votre texte en mode Page ;
• Quand vous le souhaitez, vous pouvez afficher les caractères non imprimables (espaces, paragraphes, sauts de page, sauts de section, etc.)

Astuces sur la saisie

• Prenez l’habitude de taper en minuscule la 1ère lettre de chaque phrase. Word se charge d’en faire une majuscule (dès qu’on tape le premier espace ou un signe de ponctuation après le mot).
• Inutile de taper un espace juste avant les signes de ponctuation qui en nécessite un, Word s’en charge. Saisissez par contre l’espace qui suit la ponctuation.
• Guillemets « » : Word se charge de placer les espaces à l’intérieur. Si vous tapez un espace avant le deuxième guillemet, il sera ouvert au lieu d’être fermé.

Sélectionner un texte ou une partie de texte

Dans Word, vous pouvez sélectionner du texte à l’aide de la souris. Pour sélectionner un texte, il faut d’abord faire un clic là où vous souhaitez commencer la sélection puis, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé,  faîtes glisser la souris jusqu’à la fin du texte à sélectionner.

Vous pouvez aussi sélectionner rapidement un mot,  une ligne de texte, une phrase ou tout un paragraphe.

Pour sélectionner	Procédez comme suit
Un mot	Double-cliquez n’importe où dans le mot.
Une ligne de texte	Déplacez le pointeur vers la gauche de la ligne jusqu’à ce qu’il prenne la forme d’une flèche vers la droite, puis cliquez.
Une phrase	Maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez n’importe où dans la phrase.
Un paragraphe	Cliquez trois fois n’importe où dans le paragraphe.
Un grand bloc de texte	Cliquez au début de la sélection, défilez jusqu’à la fin de la sélection, puis maintenez la touche Maj enfoncée tout en cliquant où vous souhaitez terminer la sélection.
Un grand bloc de texte	Cliquez au début de la sélection,  maintenez la touche Shift enfoncée, puis cliquez sur le bouton de direction Bas jusqu’à la phrase souhaité.

Naviguer dans son texte

Par définition naviguer sur son texte désigne l’action le parcourir son texte en suivant une direction plus ou moins déterminée. Il existe deux possibilités pour parcourir au mieux votre texte :

• Parcourir son texte sans déplacer son curseur
• Parcourir son texte avec son curseur
• Parcourir son texte afin d’atteindre un titre ou une page sans faire défiler la page

Parcourir son texte sans déplacer son curseur

Pour parcourir votre texte sans déplacer votre curseur, procédez comme suit :

• Utilisez la roulette de votre souris
• Utilisez la barre de défilement verticale ou horizontale puis faîtes glisser votre curseur selon la direction souhaitée ou bien l’une des de ses deux flèches (bas et haut).

Parcourir son texte avec son curseur

Pour parcourir votre texte avec votre curseur, puis le positionner à l’endroit souhaité, procédez comme suit :

Les 4 flèches des touches du clavier

Les flèches de direction “Gauche” et “Droite” permettent de déplacer le curseur d’un caractère à gauche ou à droite selon la direction choisie, les flèches de direction “Haut” et “Bas” permettent de déplacer le curseur à la ligne du dessus ou à celle d’en dessous.

Les raccourcis clavier :

Mot Pour se placer en début de mot : Ctrl + ← en fin de mot : Ctrl + →
Ligne Pour se placer en début de ligne : Home en fin de ligne : Fin
Paragraphe Pour se placer en début de paragraphe : Ctrl + ↑ en début de paragraphe suivant : CTRL + ↓
Document Pour se placer en début de document : Ctrl + Home en fin de document : Ctrl + Fin

Vous pouvez également replacer le curseur aux trois emplacements précédents en appuyant sur les touches Maj (Shift) + F5.

Parcourir son texte afin d’atteindre un titre ou une page sans faire défiler la page

Pour atteindre un titre ou une page sans faire défiler le ou les pages, on utilise le Volet de navigation. Par définition le volet de navigation est un plan interactif ou un guide pour parcourir au mieux votre document. Il permet de connaitre vite sa position ou un déplacement rapide du contenu.

Pour l’ouvrir, veuillez procédez comme suit :

• Cliquez sur l’onglet Affichage > Groupe Afficher > Cochez la case volet de navigation
• Frappez sur les touches : Ctrl + F

Pour commencer à l’utiliser, veuillez accédez à l’onglet Accueil, puis appliquez des styles de titres aux titres de votre document. Deux possibilités de parcourir son document sont disponible dans ce volet de navigation.

Parcourir par titre

Si vous avez appliqué des styles de titre aux titres situés dans le corps de votre document, ces derniers apparaissent dans le volet de navigation. Le volet de navigation n’affiche pas les titres qui se trouvent dans les tableaux, les zones de texte ou les en-têtes ou pieds de page.

• Dans le volet de navigation, cliquez sur l’onglet Titres.
• Pour atteindre un titre dans votre document, cliquez sur ce titre dans le volet de navigation

Conseil : Pour afficher ou masquer les sous-titres sous un titre, cliquez sur la flèche en regard du titre.

Si vous faites défiler le document, Word met en surbrillance le titre dans le volet de navigation pour vous indiquer où vous êtes. Pour revenir au début, cliquez sur Atteindre le début (barre de couleur bleue ayant une flèche au milieu).

Parcourir par page

Cliquez sur Pages, ensuite cliquez sur une image miniature pour atteindre la page correspondante. Quand vous faites défiler le document, Word met en surbrillance la page dans le volet de navigation pour vous indiquer où vous êtes.

Faire une recherche dans un document Word

Dans la zone de recherche en haut du volet de navigation, tapez le texte que vous voulez trouver.

Cliquez sur Résultat, cliquez ensuite sur l’un des résultats pour l’afficher dans votre document, ou parcourez tous les résultats en cliquant sur les flèches haut et bas se trouvant en dessous de la zone de recherche du volet d navigation.

Autres :Cliquez sur l’onglet Accueil > groupe Edition (dernier groupe), cliquez sur Rechercher > Saisissez le mot sur le champ de recherche.

Réorganiser votre document

Vous pouvez déplacer des parties de votre document dans le volet de navigation. Vous pouvez également modifier le niveau des titres, ainsi qu’en ajouter de nouveaux.

• Dans le volet de navigation, cliquez sur l’onglet Titres.
• Effectuez l’une des opérations suivantes :
• Pour déplacer une partie du document, cliquez sur le titre, puis faites-le glisser vers un nouvel emplacement.
• Pour modifier le niveau du titre ou ajouter un titre, cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez l’action souhaitée.

Remarque

Si un document comporte des zones protégées il se peut que vous ne puissiez pas faire glisser une section au delà de la dernière zone protégée.

Autres commandes pour : RECHERCHER, REMPLACER ET ATTEINDRE

Rechercher, Remplacer et Atteindre sont les noms explicites des trois onglets de la fenêtre « Rechercher et remplacer ».

Pour l’afficher, procédez comme suit :

• Cliquez sur l’onglet Accueil > groupe Edition (dernier groupe), cliquez sur la flèche Rechercher > Recherche avancée ou sur Remplacer.
• On peut aussi afficher cette fenêtre en appuyant sur la touche F5, elle s’ouvre à l’onglet Atteindre.
• En appuyant sur les touches CRTL+H, elle s’ouvre sur l’onglet Remplacer.

La fonction de recherche est puissante. A l’onglet Rechercher, saisissez les caractères recherchés dans la zone étiquetée « Rechercher », puis définissez les paramètres souhaités. Pour lancer la recherche, cliquez sur le bouton Suivant.

FORMATER RAPIDEMENT LE TEXTE

Le formatage du texte et de paragraphes a pour but de mettre en valeur des données pour que l’essentiel saute aux yeux. Les commandes concernant le texte se trouvent dans le groupe Police et celles concernant les paragraphes se trouvent dans me groupe Paragraphe du ruban Accueil. C’est évident. Les points suivants seront abordés dans ce cours :

Modification des attributs de police

La modification des attributs de la police se fait via le groupe Police de l’onglet Accueil. Ce groupe affiche les outils fréquemment utilisés :

Plusieurs styles de soulignement sont disponibles en ouvrant le bouton Surligné S. De même pour le bouton Couleur de Surlignage, couleur de Police, effet de texte & typographie et aussi le bouton Modifier la casse.

Faîtes un clic sur la flèche se trouvant au coin à droite du groupe Police, pour plus d’options ouvrant la boite de dialogue Police.

Dans l’onglet Paramètres avancés de cette même boite, vous avez accès à d’autres paramètres notamment des onglets “Police, styles et attributs” et “paramètres avancés (pour les espacements de caractères)”.

Utilisation de l’outil Reproduire la mise en forme et suppression d’un formatage existant

L’outil Reproduire la mise en forme est d’une grande utilité et fait gagner beaucoup de temps pour recopier une mise en forme d’un élément (texte ou autre) vers un ou plusieurs autres.

Pour reproduire la mise en forme d’un texte ou autre (paragraphe, image, titre, …) vers un autre il suffit de :

• Sélectionner l’objet source
• Activer l’outil Reproduire la mise en forme en cliquant dessus. Le pointeur de la souris prend la forme d’un pinceau. (Pour recopier vers plusieurs objets, double-cliquez)
• Passez un coup de pinceau sur les objets cibles.

Consigne : Lorsque vous en aurez fini, recliquez sur l’outil Reproduire la mise en forme pour le désactiver ou bien appuyez sur la touche Echap du clavier.

Conseil : Pour effacer la mise en forme d’un texte ou autre, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton Effacer toute la mise en forme qui se trouve dans le groupe Police de l’onglet Accueil.

Définition de l’espacement des paragraphes, des retraits et d’interligne

Espacement et retrait : Un paragraphe a deux espacements : Espacement avant et Espacement après.

• L’espacement avant c’est la distance laissée entre le paragraphe et celui qui le précède.
• L’espacement après c’est la distance laissée entre le paragraphe et celui qui le suit.

Les retraits sont les distances entre le texte et les marges : le Retrait avant le texte (l’une ou toutes les flèches se trouvant à gauche sur la barre de la règle horizontale) et le Retrait après le texte (la flèche se trouvant à droite sur la barre de la règle horizontale).

Les valeurs des retraits et des espacements sont modifiables via la boite de dialogue Paragraphe. Cliquez sur le paragraphe ou bien sélectionnez les paragraphes à modifier puis ouvrez la boite de dialogue Paragraphe en faisant un clic sur la flèche se trouvant au coin à droite du groupe Paragraphe. Dans les sections Retrait et Espacement définissez les valeurs voulues puis validez.

Autres possibilités.Un moyen plus rapide pour le faire, c’est d’appliquer un espacement prédéfini à tout le document :

• Allez dans l’onglet Conceptiondans le groupe Mise en forme du document
• Ouvrez la liste Espacement de paragraphe
• Choisissez un espacement prédéfini

Chaque Espacement prédéfini définit trois valeurs :

• L’espacement Avant
• L’espacement Après
• L’interligne

Conseil

Vous avez la possibilité de personnaliser votre Espacement de paragraphes en cliquant sur Espacement personnalisé des paragraphes. L’affichage d’une petite fenêtre nommée Gérer des styles vous permettra de paramétrer les attributs de police, position du paragraphe et l’espacement entre paragraphes se trouvant dans l’onglet Modifier. À défaut de cet onglet vous trouverez aussi les onglets Recommander, Restreindre et Valeurs par défaut.

Retrait de la première ligne

La première ligne peut avoir un retrait Première ligne (on dit aussi Retrait positif) ou bien Suspendu (Retrait négatif). Ce retrait sert à marquer le début du paragraphe. Les retraits sont aussi accessibles en passant par la règle horizontale.

Espacement des lignes

L’interligne c’est l’espacement vertical entre les lignes d’un paragraphe. Si vous travaillez sur un document officiel (rapport, mémoire, CV, …), l’interligne 1.5 est le choix optimal. Il permet une meilleure lisibilité tout en économisant le papier. Vous devez cependant choisir un interligne simple pour :

• Les titres
• Les citations
• Les notes de bas de page
• Les notices bibliographiques

Pour définir un Interligne pour tout le document vous pouvez utiliser la méthode vue précédemment c’est à dire choisir un espacement prédéfini. Sinon pour personnaliser l’interligne d’un paragraphe particulier :

• Cliquez sur votre paragraphe
• Dans l’onglet Accueil, aller dans le groupe Paragraphe puis cliquez sur Interligne et espacement de paragraphe
• Choisissez une valeur

Vous pouvez aussi cliquez sur la ligne Options d’interligne… pour accéder à la boite de dialogue Paragraphe et y faire votre choix.

Utilisation de la fonction Rechercher/Remplacer pour formater un texte

La fonction Remplacer utilisée précédemment pour remplacer un mot par un autre ou encore pour supprimer les paragraphes vides, ne sert pas qu’à ça. Cette fonction est aussi utilisée pour formater une chaine de caractères dans un texte.

Exemple : Supposons qu’on a un texte, on veut mettre toutes les occurrences d’un mot contenu dans ce texte en gras et en rouge pour le mettre en valeur (sachant que nous avons oublié le mettre en valeur lors de la saisie).

• Après avoir lancé l’outil Remplacer, dans la zone Rechercher saisissez le mot à mettre en forme
• Cochez la case Mot entier pour chercher le mot exact
• Dans la zone Remplacer par, ressaisissez le même mot (vous pouvez utiliser un copier-coller)
• Tout en ayant le curseur dans la zone Remplacer par, cliquez sur le bouton Format puis sur la ligne Police…. Si le bouton Format n’est pas visible, cliquez sur le bouton Plus pour le faire apparaitre.
• Dans la nouvelle boite de dialogue qui apparait, définissez le style de police (Gras dans notre cas).
• Puis la couleur
• Validez en cliquant sur OK. Une fois validée, la mise en forme choisie s’affiche sous la zone Remplacer par
• Pour lancer l’opération, cliquez sur le bouton Remplacer tout
• En fin n’oubliez pas de fermer la boite de dialogue en cliquant sur le bouton Fermer

Retrouvez ci dessous la vidéo de formation sur Créer et enregister un document